Como fazer a Administração da Obra? Perca o medo da construção.

Como fazer a Administração da Obra? Perca o medo da construção.

Assim como você teve todo o cuidado e paciência com o projeto da sua casa ou do comércio, fazer com que ele saia do papel, é um momento que exige todos os cuidados.

Portanto, uma boa administração da obra é imprescindível para evitar atrasos, desperdícios, furos no orçamento e dores de cabeça.

Vamos apontar os principais pontos que devem fazer parte de uma administração organizada e eficiente, resultando numa obra sem sustos e dentro do prazo estipulado e da expectativa financeira.

Compatibilização de projetos x obra

Antes de iniciar qualquer obra, deve se fazer a compatibilização do projeto de arquitetura e projetos complementares.

Numa obra, temos além do projeto arquitetônico, os projetos de estrutura, fundação, instalações elétricas e hidrossanitárias.

Porém, é desejável que também tenhamos os projetos de luminotécnica, arquitetura de interiores, ar-condicionado, automação, rede, paisagismo… entre outros mais específicos.

Compatibilizar esses projetos, significa analisar e identificar possíveis interferências e conflitos entre essas disciplinas.

Por exemplo, podemos encontrar uma descida de água no mesmo local onde passa uma viga, uma tomada em uma parede de vidro, um interruptor onde está um pilar, uma caixa de gordura na frente da porta da varanda, etc.

É na compatibilização que verificamos estes desencontros ou soluções duvidosas por parte dos projetistas.

Assim, para ajudar nesse processo, fazemos uma reunião com os projetistas para entender as soluções técnicas adotadas e harmonizar com a concepção do arquiteto. E, consequentemente, ajustar tudo isso no papel, antes mesmo de iniciar a obra. Assim fazemos a compatibilização das disciplinas.

Com isso a obra ganha em eficiência e mitiga erros e desperdícios. Olha aí a importância da administração da obra, mesmo antes de limpar o terreno.

Orçamentação

Uma das etapas mais importantes no processo financeiro de uma administração da obra é a orçamentação de produtos e serviços. Esse é um dos pontos onde conseguimos efetivar grande parte das economias da obra.

O ideal é sempre fazermos de dois a três orçamentos, em lojas ou prestadores distintos, com qualidades equivalentes.

E a melhor técnica para fazermos a compra mais vantajosa é o MPU, ou Melhor Preço Unitário.

Essa técnica consiste em pegar todos os orçamentos e separar item a item para encontrar o mais barato em comparação aos outros.

Por exemplo, temos uma lista com 20 itens de produtos de elétrica. Na Loja X, oito produtos estão mais baratos em relação aos outros. Na loja Y, apenas dois itens estão mais baratos em relação aos outros. E na loja Z, dez produtos são os mais baratos entre todos. Criamos então uma quarta coluna com o MPU (melhor preço unitário), que somados resultam no que chamamos de “Preço Ideal“.

Assim, este “Preço Ideal” será o valor que vamos negociar com uma das lojas, para fazer a compra. É importante fazer a compra em uma única loja de produto similares, pois temos algumas vantagens como custo de frete, facilidade em caso de troca ou devolução, entre outras.

Dessa forma conseguimos negociar os melhores descontos, chegando facilmente em economia entre 3% a 20% do valor inicial.

Compras

Todo cuidado é pouco no momento da compra do material ou contratação da prestação do serviço. Pois, podemos ter o melhor preço, mas uma péssima qualidade de serviço, falta de compromisso com prazos ou dificuldades no atendimento.

Portanto, é importante usar um sistema para registrar o histórico e criar uma metodologia de classificação para cada fornecedor ou prestador.

Nesse histórico deve ser registrado qual a obra, como foi a qualidade do produto ou serviço, se o prazo de entrega foi cumprido, se o produto entregue foi de acordo com a nota fiscal e como foi o atendimento antes, durante e após a compra ou contratação. Sempre é bom descrever também os problemas, tecer críticas ou elogios, para ajudar na escolha ou rejeição do fornecedor.

Nós usamos a ferramenta Trello, onde colocamos todos os fornecedores por categoria e usamos uma classificação interna.

No Trello cadastramos também fornecedores e prestadores que ainda não nos atenderam. Daí anotamos se foi por indicação e de quem veio a indicação. Ou se veio através de publicidade.

Todo esse histórico e classificação pesará no momento da compra, pois sabemos qual o comprometimento destes com a qualidade, preço e prazo.
Atraso na entrega ou erro no produto geram problemas em cascata na obra. E é na compra e contratação que mitigamos esse infortúnio.

Controle de Materiais

Esta é uma tarefa extremamente simples, porém pouco executada da forma correta.

O controle de materiais nada mais é do que receber corretamente os materiais que chegam no canteiro de obras de forma clara e organizada.

Isso significa que o material deverá sempre ser recebido por uma pessoa específica e treinada. Geralmente essa pessoa, numa obra pequena, é o próprio mestre-de-obras ou o encarregado direto deste.

O primeiro passo é a conferência da nota fiscal, verificando nome do comprador e endereço de entrega. Estando tudo correto, passamos para a verificação de cada item da nota fiscal. Checando descrição, características (tamanho, cor, modelo) e quantidade.

Caso encontrar alguma divergência ou verificar algum problema no produto (defeito, quebrado) avisar imediatamente a equipe de compras para tomar as providências necessárias.

Quando não é feito esse procedimento, podem acontecer problemas. Por exemplo, o encanador só descobre que a peça de conexão que ele pediu está errada, no momento da execução. Sendo que este material fora entregue ha semanas.

Organização das Equipes

Organizar o serviço de cada uma das equipes que participam da execução da obra é tarefa árdua e necessária.

Planejar com cuidado quais equipes ou frentes de serviços serão realizados em cada momento da obra, de forma sequencial, evitando conflitos de tarefas e espaço.

Usar uma metodologia ágil, garante eficiência e fluidez na obra. Como exemplo, usar SPRINT para medir as tarefas.

Nessa metodologia passa-se a tarefa à equipe e, em curto espaço de tempo (algumas horas ou um dia) verifica-se a execução como: uso correto das ferramentas e materiais, aplicação correta do produto e qualidade na tarefa.

Dessa forma identificam-se erros no início da tarefa e com o menor prejuízo. Corrigi-se o que for necessário e somente então, libera-se a totalidade do serviço

Portanto, organizar as equipes é essencial para que tenhamos absoluto controle sobre os prazos e custos.

Orientação Técnica

Na prestação de serviço de obra civil é comum os profissionais aprenderem e aplicarem seus conhecimentos através da experiência empírica repassada pelo mais velho.

Nós, enquanto administradores da obra, devemos oferecer treinamento e orientação técnica, para assegurar o uso ou aplicação corretas dos materiais para que não incorram em erro ou perda de garantias.

Não devemos apenas visitar a obra, mas sim orientar e organizar o serviço a ser executado de forma plena e eficiente.

Responsabilidades

As responsabilidades e garantias em uma obra civil são garantidas por força de leis e normas (ex.: art. 618 do Código Civil).

Caso ocorra qualquer intempestividade junto ao prestador de serviço, revendedor ou fabricante, devemos administrar a situação do início até a solução definitiva do problema.

Erros podem acontecer! O importante é entendermos a nossa responsabilidade como administrador da obra e não medir esforços para não criar nenhuma situação negativa com seu cliente.

No entanto, é obrigatório que se faça uma entrega da obra.

Deve-se então fazer uma visita geral em toda a obra: mostrando todos os pontos importantes do que foi executado e das futuras manutenções que são de responsabilidade do proprietário e podem ser diárias, mensais ou anuais.

Para isso, devemos elaborar um Manual do Proprietário, com todas as responsabilidades que cabem ao nosso cliente, para que ele não perca as garantias e tenha sempre um imóvel “funcionando” perfeitamente.

Apenas como exemplo, uma casa tem manutenções, desde a limpeza do dia-a-dia, passando pelas limpezas de calhas, caixas de gordura até pinturas periódicas e revisão regular das instalações elétricas e hidráulicas.

Um manual completo e bem feito trará todas essas informações de forma organizada e de fácil consulta. Dessa forma garante que a administração da obra e o proprietário do imóvel tenham clara ciência das responsabilidades, obrigações e direitos de cada um.

Concluindo

Administrar uma obra requer diversas habilidades. Organizar, liderar, cuidar e orientar. Portanto, é imprescindível para administrar com eficiência o dia-a-dia da obra, uma equipe enxuta e bem treinada para lidar com tantas tarefas

Ter uma pessoa responsável pelas orçamentações e compras, e uma pessoa responsável pela organização e orientação da obra já são suficientes para obras menores. E essa equipe pode ir crescendo na medida que se aumenta a quantidade e/ou o tamanho das obras.

E se você ainda tiver qualquer dúvida sobre a execução e administração de obra ou quiser começar a construir e precisa de ajuda, entre em contato conosco que teremos muito prazer em ajudar.